Как правильно работать с электронной почтой?

Все, кто знаком с Интернетом, пользуются электронной почтой. Но многие с трудом ориентируются в своем почтовом ящике…

Зачастую даже новых входящих писем не видят. А порядок важен во всем, тем более в мелочах. Давайте попробуем разобраться: почему так происходит и как с это исправить?

Однажды знакомая попросила меня подготовить ей рекламный материал. Я подготовил и отправил по электронной почте на ее электронный адрес. Она позвонила обеспокоенная — мол, ничего не получила. Я повторил — та же история. Отправил с другого адреса — и опять она не видит моего письма. После пятой попытки я решил сам заглянуть в ее почтовый ящик и обнаружил там около 3000 писем, отсортированных по отправителю! Не удивительно, что она ничего не могла там толком найти.

Еще один пример. У другого знакомого в офисе есть общий электронный адрес, письма на который читают несколько человек. Там такая же история. Каждый читает только те письма, которые адресованы ему, а остальные так и остаются непрочитанными. И в этом почтовом ящике невозможно что-то нужное найти.

Я у себя решил эту проблему. У меня почти всегда практически пустой почтовый ящик. И это не значит, что мне никто не пишет. Сегодня, например мне пришло более 50 писем. Иногда приходит и больше. Просто я с этими письмами работаю. Давайте рассмотрим как.

Во-первых, у меня настроены сортировщики писем, которые раскладывают отдельные письма по определенным папкам. Это стандартная функция любого почтового клиента или веб-интерфейса. Например, письма от важных контрагентов или клиентов сразу попадают в специальную папку. Я их вижу и могу незамедлительно на них отреагировать.

Также при помощи сортировщика писем по отдельным папкам раскладываются различные почтовые рассылки, на которые я подписан, и уведомления с некоторых сайтов. Эта информация не требует незамедлительного реагирования и может быть прочтена на досуге или в качестве перерыва.

Теперь перейдем непосредственно к делу. Все поступающие письма обрабатываются мною следующим образом:

Если письмо просто о чем-то меня информирует и не требует контроля, то я его читаю и удаляю; Если письмо требует контроля, то я его либо оставляю во входящих, и оно мне мозолит глаз каждый раз, когда я просматриваю почту, либо записываю себе задачу в органайзер; Если письмо требует ответа, и я могу на него ответить сразу, то я отвечаю и удаляю письмо и ответ на него; Если письмо требует ответа, но я не могу на него сразу ответить (мне надо подумать или найти какой-то материал), то я оставляю его во «Входящих» до тех пор, пока не отвечу, а потом так же удаляю; Если письмо чем-то мне интересно или полезно, то я его перемещаю в папку «Интересное» или «Полезное» (у меня есть еще несколько папок аналогичного назначения); С письмами, автоматически отсортированными в отдельные папки, я поступаю аналогично.

Таким образом, у меня во «Входящих» остаются только письма, на которые я еще не ответил, либо требующие дополнительного контроля. То есть у меня практически всегда пустой почтовый ящик.

С исходящей почтой все происходит аналогично. Если письмо требует контроля, то оно лежит в исходящих. Если не требует — удаляется.

Стоит также заметить, что я крайне редко пользуюсь почтовым веб-интерфейсом. Почтовый клиент мне представляется намного удобнее.

Я пользуюсь такой системой довольно продолжительное время, она очень удобна. Рекомендую.


14:31 24.03.2017



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Кожаная плитка в интерьере

Кожаная плитка в интерьере

Планирование интерьера и разработка его дизайна – первые шаги по созданию уюта и комфорта в собственном доме. Занимаясь этим, многие отдают предпочтение использованию в качестве отделки натуральных ма...
Суперкомикс «Темный рыцарь: Возрождение легенды». Чем закончилась трилогия Нолана?

Суперкомикс «Темный рыцарь: Возрождение легенды». Че...

Можно только пожалеть старика Альфреда, которого авторы таки заставили пустить скупую мужскую слезу на могилке своего протеже Брюса Уэйна. Ой, простите, неужели я нечаянно проболтался о сюжете нового ...
Строительный пакет услуг

Строительный пакет услуг

Многие люди успешно решают часть подобных вопросов самостоятельно, однако выполнение некоторых работ требует специальных навыков и немалого опыта.   В этом случае возникает потребность в усл...
Московкая рабыня

Московкая рабыня

     Это абсолютно реальная история была описана мне молоденькой девушкой, которая попала в рабство к своим работадателям. Но в итоге она получила то, о чем давно мечтала. . ....
Какой жизни вы хотите? Учимся задавать вопросы и на них отвечать

Какой жизни вы хотите? Учимся задавать вопросы и на ...

Последнее время в своем профессиональном общении (в роли психолога) натыкаюсь на одну и ту же проблему у разных людей: они задают вопросы, в итоге решение начинается с одного и того же. Сим...
Кладка кирпича

Кладка кирпича

Кирпичная кладка часто применяется в строительстве. Для выкладывания печей и каминов, для возведения заборов и стен частных домов, для отделки и облицовки фасадов. Тем не менее, в строительстве многок...
Популярное

Как обычно развиваются человеческие отношения? Кон

Конкуренция как способ контакта — и по большому счету как способ обеспечения своей безопа...

Работные дома викторианской Англии. Всегда ли благ

При упоминании словосочетания «работный дом» многим из нас вспоминается картина, знакома...

Астрономы обнаруживают фонтан космической пыли

Но сейчас Йорк (York) и группа сотрудников наблюдают за системой, которая представляет собой двойную...

Детский оргазм

Каждый из нас, когда-то в детстве испытал свой первый, а потому не забываемый оргазм. По данным соци...

Как приготовить полтавские галушки?

«Такою роскошью блистал один из дней жаркого августа тысячу восемьсот… когда дорога, ве...

Аренда дачи. Залог процветания для всех.

Отношения найма в действительности имеют длительную историю развития. По сути в непосредственно само...

Вкусные рецепты: Ароматный пирог из рисовой муки с

Ароматный пирог из рисовой муки с белым вином и виноградомЯйца взбиваем миксером,добавляем масло,сах...

Выбор расходных материалов и последующая заправка

Итак, в вашем офисе конечно же есть принтер, или несколько принтеров (в каждом офисе, на предприятии...

Временные почтовые ящики

Мне часто приходится слышать: «При регистрации на форуме ввел свой адрес электронной почты...

Национальный день Джо. Не перенять ли полезный опы

Америка — великая страна. Только в этой стране можно отпраздновать Национальный день карт...



Новости развития информационнного портала:

Наш интернет-портал является ресурсом, который включает в себя широкий перечень информативных и отличных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех электронных устройствах. Теперь найти необходимую информацию стало просто.

Мы подобрали для вас полезные и увлекательные статьи. На нашем сайте вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Простая система поиска позволяет вам в кратчайшие сроки отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Отныне, поиск необходимой информации будет занимать у вас считанные секунды.