Как правильно работать с электронной почтой?

Все, кто знаком с Интернетом, пользуются электронной почтой. Но многие с трудом ориентируются в своем почтовом ящике…

Зачастую даже новых входящих писем не видят. А порядок важен во всем, тем более в мелочах. Давайте попробуем разобраться: почему так происходит и как с это исправить?

Однажды знакомая попросила меня подготовить ей рекламный материал. Я подготовил и отправил по электронной почте на ее электронный адрес. Она позвонила обеспокоенная — мол, ничего не получила. Я повторил — та же история. Отправил с другого адреса — и опять она не видит моего письма. После пятой попытки я решил сам заглянуть в ее почтовый ящик и обнаружил там около 3000 писем, отсортированных по отправителю! Не удивительно, что она ничего не могла там толком найти.

Еще один пример. У другого знакомого в офисе есть общий электронный адрес, письма на который читают несколько человек. Там такая же история. Каждый читает только те письма, которые адресованы ему, а остальные так и остаются непрочитанными. И в этом почтовом ящике невозможно что-то нужное найти.

Я у себя решил эту проблему. У меня почти всегда практически пустой почтовый ящик. И это не значит, что мне никто не пишет. Сегодня, например мне пришло более 50 писем. Иногда приходит и больше. Просто я с этими письмами работаю. Давайте рассмотрим как.

Во-первых, у меня настроены сортировщики писем, которые раскладывают отдельные письма по определенным папкам. Это стандартная функция любого почтового клиента или веб-интерфейса. Например, письма от важных контрагентов или клиентов сразу попадают в специальную папку. Я их вижу и могу незамедлительно на них отреагировать.

Также при помощи сортировщика писем по отдельным папкам раскладываются различные почтовые рассылки, на которые я подписан, и уведомления с некоторых сайтов. Эта информация не требует незамедлительного реагирования и может быть прочтена на досуге или в качестве перерыва.

Теперь перейдем непосредственно к делу. Все поступающие письма обрабатываются мною следующим образом:

Если письмо просто о чем-то меня информирует и не требует контроля, то я его читаю и удаляю; Если письмо требует контроля, то я его либо оставляю во входящих, и оно мне мозолит глаз каждый раз, когда я просматриваю почту, либо записываю себе задачу в органайзер; Если письмо требует ответа, и я могу на него ответить сразу, то я отвечаю и удаляю письмо и ответ на него; Если письмо требует ответа, но я не могу на него сразу ответить (мне надо подумать или найти какой-то материал), то я оставляю его во «Входящих» до тех пор, пока не отвечу, а потом так же удаляю; Если письмо чем-то мне интересно или полезно, то я его перемещаю в папку «Интересное» или «Полезное» (у меня есть еще несколько папок аналогичного назначения); С письмами, автоматически отсортированными в отдельные папки, я поступаю аналогично.

Таким образом, у меня во «Входящих» остаются только письма, на которые я еще не ответил, либо требующие дополнительного контроля. То есть у меня практически всегда пустой почтовый ящик.

С исходящей почтой все происходит аналогично. Если письмо требует контроля, то оно лежит в исходящих. Если не требует — удаляется.

Стоит также заметить, что я крайне редко пользуюсь почтовым веб-интерфейсом. Почтовый клиент мне представляется намного удобнее.

Я пользуюсь такой системой довольно продолжительное время, она очень удобна. Рекомендую.


14:31 24.03.2017



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Размножение черных рабов. Глава 2

Размножение черных рабов. Глава 2

Утром, как обычно в спальню явилась Лусинья, чтобы расчесать и уложить в красивую причёску волосы госпожи. От внимательной служанки не укрылось, как внезапно Дорис за одну ночь ещё больше похорошела, ...
Как экономить время и деньги на покупке товаров для офиса?

Как экономить время и деньги на покупке товаров для ...

Для преодоления последствий экономического кризиса могут быть выбраны различные стратегии: * снижение расходов компании за счет увольнения сотрудников и сокращения зарплат, закрытие предприятия и...
Почем кольчужка, или Как Аль Капоне Президенту послужил?

Почем кольчужка, или Как Аль Капоне Президенту послу...

От Белого дома до Капитолийского холма езды всего пустяк. Раньше президенты на инаугурацию пеши ходили. Это уже теперь в бронированных лимузинах с пуленепробиваемыми стеклами. А тогда было не принято ...
Итальянские Исследования открыли молекулу, которая останавливает ВИЧ

Итальянские Исследования открыли молекулу, которая о...

Новые надежды на лечение вируса ВИЧ с помощью одной маленькой молекулы, открыто итальянскими исследователями. Ученые лаборатории молекулярной вирусологии, возглавляемой Джованни Мага, в Институте моле...
Вкусные рецепты: Пелюстка, Суп из сухих белых грибов., Необычный салат с грейпфрутом

Вкусные рецепты: Пелюстка, Суп из сухих белых грибов...

ПелюсткаКапусту нарезаем шашками, морковь и свеклу натираем соломкой, чеснок нарезаем пластинками.Для приготовления рассола необходимо соединить все жидкие и сыпучие компоненты, довести до кипения и с...
Контакт

Контакт

     Грязь уныло хлюпала под ногами. Маша, хлюпая носом и зябко кутаясь в плащ, и поминутно спотыкаясь - калоши то и дело засасывало в мерзкую жижу, в которую превратилась про...
Стоит прочесть

Этикет подарка

Покупая подарок, помните что: нужно подчеркивать достоинства человека, а не напоминать о недостатках...

Как быть с межсезоньем и осенью?

Вот она, осень. Вечером возвращаешься домой и вдруг замечаешь, что дерево, ещё вчера бывшее таким жи...

Болезнь Крона

Болезнь Крона – мало распространенное, но крайне опасное заболевание. Это тяжелое хроническое воспал...

Что делать, если вас залили соседи?

Вы сделали в квартире ремонт и наслаждаетесь обновленным интерьером и чистотой. Но вот приходите как...

Как психологу в Интернете показать товар «лицом»?

Как психолог через Интернет может расположить к себе потенциального клиента? На личной встрече это п...

Можно ли рассчитывать на компенсацию от государств

Неудачно привился — борись за компенсацию! Еще в 1998 году вступил в силу Закон «О...

Как обычно развиваются человеческие отношения? Кон

Конкуренция как способ контакта — и по большому счету как способ обеспечения своей безопа...

Ревность - проявление любви?

Многим молодым парам, а впоследствии и супругам омрачает радость от совместного существования такое ...

Спасо-Андроников монастырь. Где могила Андрея Рубл

Как коренная не-москвичка, я давно научилась ценить этот город. Со всеми его гримасами и выкрутасами...

Авитаминоз – причины и последствия болезни

Авитаминоз - болезнь, которая непременно нуждается в лечении. Как же бороться с нимЗимой мы, конеч...



Развивая портал:

Наш интернет-портал является ресурсом, который включает в себя широкий перечень информативных и отличных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех электронных устройствах. Теперь найти необходимую информацию стало просто.

Мы подобрали для вас полезные и увлекательные статьи. На нашем сайте вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Простая система поиска позволяет вам в кратчайшие сроки отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Отныне, поиск необходимой информации будет занимать у вас считанные секунды.