Как правильно работать с электронной почтой?

Все, кто знаком с Интернетом, пользуются электронной почтой. Но многие с трудом ориентируются в своем почтовом ящике…

Зачастую даже новых входящих писем не видят. А порядок важен во всем, тем более в мелочах. Давайте попробуем разобраться: почему так происходит и как с это исправить?

Однажды знакомая попросила меня подготовить ей рекламный материал. Я подготовил и отправил по электронной почте на ее электронный адрес. Она позвонила обеспокоенная — мол, ничего не получила. Я повторил — та же история. Отправил с другого адреса — и опять она не видит моего письма. После пятой попытки я решил сам заглянуть в ее почтовый ящик и обнаружил там около 3000 писем, отсортированных по отправителю! Не удивительно, что она ничего не могла там толком найти.

Еще один пример. У другого знакомого в офисе есть общий электронный адрес, письма на который читают несколько человек. Там такая же история. Каждый читает только те письма, которые адресованы ему, а остальные так и остаются непрочитанными. И в этом почтовом ящике невозможно что-то нужное найти.

Я у себя решил эту проблему. У меня почти всегда практически пустой почтовый ящик. И это не значит, что мне никто не пишет. Сегодня, например мне пришло более 50 писем. Иногда приходит и больше. Просто я с этими письмами работаю. Давайте рассмотрим как.

Во-первых, у меня настроены сортировщики писем, которые раскладывают отдельные письма по определенным папкам. Это стандартная функция любого почтового клиента или веб-интерфейса. Например, письма от важных контрагентов или клиентов сразу попадают в специальную папку. Я их вижу и могу незамедлительно на них отреагировать.

Также при помощи сортировщика писем по отдельным папкам раскладываются различные почтовые рассылки, на которые я подписан, и уведомления с некоторых сайтов. Эта информация не требует незамедлительного реагирования и может быть прочтена на досуге или в качестве перерыва.

Теперь перейдем непосредственно к делу. Все поступающие письма обрабатываются мною следующим образом:

Если письмо просто о чем-то меня информирует и не требует контроля, то я его читаю и удаляю; Если письмо требует контроля, то я его либо оставляю во входящих, и оно мне мозолит глаз каждый раз, когда я просматриваю почту, либо записываю себе задачу в органайзер; Если письмо требует ответа, и я могу на него ответить сразу, то я отвечаю и удаляю письмо и ответ на него; Если письмо требует ответа, но я не могу на него сразу ответить (мне надо подумать или найти какой-то материал), то я оставляю его во «Входящих» до тех пор, пока не отвечу, а потом так же удаляю; Если письмо чем-то мне интересно или полезно, то я его перемещаю в папку «Интересное» или «Полезное» (у меня есть еще несколько папок аналогичного назначения); С письмами, автоматически отсортированными в отдельные папки, я поступаю аналогично.

Таким образом, у меня во «Входящих» остаются только письма, на которые я еще не ответил, либо требующие дополнительного контроля. То есть у меня практически всегда пустой почтовый ящик.

С исходящей почтой все происходит аналогично. Если письмо требует контроля, то оно лежит в исходящих. Если не требует — удаляется.

Стоит также заметить, что я крайне редко пользуюсь почтовым веб-интерфейсом. Почтовый клиент мне представляется намного удобнее.

Я пользуюсь такой системой довольно продолжительное время, она очень удобна. Рекомендую.


14:31 24.03.2017



Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Как сохранить упругость кожи лица?

Как сохранить упругость кожи лица?

Со временем кожа лица начинает стареть. Только у кого-то этот процесс начинается раньше, у кого-то позже. Какие факторы вызывают преждевременное старение кожи лица? Это курение, стресс, агрессивное во...
Сущность конкуренции и ее значение.

Сущность конкуренции и ее значение.

Рынок немыслим без конкуренции. Американские экономисты Кембелл Р. Макконнелл и Стенли Л. Брю утверждают, что «сущность конкуренции заключается в широком рассредоточении экономической власти внутри со...
Что мы знаем о Джоне Лорде? Памяти клавишника DEEP PURPLE

Что мы знаем о Джоне Лорде? Памяти клавишника DEEP P...

16 июля 2012 года так называемый «золотой состав» группы DEEP PURPLE понёс первую утрату. От рака поджелудочной железы в возрасте 71 года скончался Джон Дуглас Лорд. Давайте же с...
Кухонные мойки. Комфорт и блеск каждой кухни.

Кухонные мойки. Комфорт и блеск каждой кухни.

Все мы знаем, насколько значим декор квартиры или рабочего кабинета, какого угодно помещения, где мы способны провести длительное время. Декор помещения диктует то, как мы себя ощущаем в помещении, в ...
Профессиональные системы радиосвязи

Профессиональные системы радиосвязи

Современные средства беспроводной связи вошли в повседневную жизнь и стали ее неотъемлемым атрибутом. Весь мир уже знает, что человек, где бы он ни находился, нуждается в надежной связи с внешним миро...
Строительный пакет услуг

Строительный пакет услуг

Многие люди успешно решают часть подобных вопросов самостоятельно, однако выполнение некоторых работ требует специальных навыков и немалого опыта.   В этом случае возникает потребность в усл...
Интересное

Алгоритмические торговые стратегии – верный путь д

Все, что связано с деньгами, всегда притягивало самое пристальное внимание широкой публики. Проекты,...

Вкусные рецепты: Колючая семейка, УХА, Ужин для лю

Колючая семейка9 ст.л. сметаны, 3 ст.л.(с верхом) меда, 1 ч.л. гашеной соды- все очень хорошо переме...

Бегство от рутины, или Как обрести радость каждого

Многие люди, просыпаясь с утра в плохом настроении, монотонно начинают выполнять ежедневные действия...

Вуайеризм. Кому поставить диагноз?

 — «А из нашего окна порностудия видна!  — А из нашего окошка &mdas...

Вкусные рецепты: Запеканка американская из кукуруз

Запеканка американская из кукурузыЯйца разбить в миску и взбить при помощи венчика, далее постепенно...

Субсидия из средств бюджета для финансирования про

Государственные субсидии и субвенции можно рассматривать как эффективный источник финансирования пре...

Как правильно ходить на выборы? Театр приглашает з

Человек на протяжении своей жизни постоянно находится в процессе выбора. В супермаркете приходится о...

Трагикомедия «Автора! Автора!» Как Аль Пачино проб

Чего боится каждый актер? Плохих критических отзывов в прессе? Уничижительных премий и званий? Мален...

Пистолет-пулемёт «Узи» (Uzi). Чем покорил он весь

Хотя Узиэль Галь в 1976 г.  переехал в США, надёжная и технологичная конструкция ПП &...

5 способов как поднять настроение с утра

«Утро никогда не бывает добрым…» — для многих эта фраза прочно влилась в их жизнь. Неужели вам с утр...



Новости развития информационнного портала:

Наш интернет-портал является ресурсом, который включает в себя широкий перечень информативных и отличных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех электронных устройствах. Теперь найти необходимую информацию стало просто.

Мы подобрали для вас полезные и увлекательные статьи. На нашем сайте вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Простая система поиска позволяет вам в кратчайшие сроки отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Отныне, поиск необходимой информации будет занимать у вас считанные секунды.