Как правильно работать с электронной почтой?

Все, кто знаком с Интернетом, пользуются электронной почтой. Но многие с трудом ориентируются в своем почтовом ящике…

Зачастую даже новых входящих писем не видят. А порядок важен во всем, тем более в мелочах. Давайте попробуем разобраться: почему так происходит и как с это исправить?

Однажды знакомая попросила меня подготовить ей рекламный материал. Я подготовил и отправил по электронной почте на ее электронный адрес. Она позвонила обеспокоенная — мол, ничего не получила. Я повторил — та же история. Отправил с другого адреса — и опять она не видит моего письма. После пятой попытки я решил сам заглянуть в ее почтовый ящик и обнаружил там около 3000 писем, отсортированных по отправителю! Не удивительно, что она ничего не могла там толком найти.

Еще один пример. У другого знакомого в офисе есть общий электронный адрес, письма на который читают несколько человек. Там такая же история. Каждый читает только те письма, которые адресованы ему, а остальные так и остаются непрочитанными. И в этом почтовом ящике невозможно что-то нужное найти.

Я у себя решил эту проблему. У меня почти всегда практически пустой почтовый ящик. И это не значит, что мне никто не пишет. Сегодня, например мне пришло более 50 писем. Иногда приходит и больше. Просто я с этими письмами работаю. Давайте рассмотрим как.

Во-первых, у меня настроены сортировщики писем, которые раскладывают отдельные письма по определенным папкам. Это стандартная функция любого почтового клиента или веб-интерфейса. Например, письма от важных контрагентов или клиентов сразу попадают в специальную папку. Я их вижу и могу незамедлительно на них отреагировать.

Также при помощи сортировщика писем по отдельным папкам раскладываются различные почтовые рассылки, на которые я подписан, и уведомления с некоторых сайтов. Эта информация не требует незамедлительного реагирования и может быть прочтена на досуге или в качестве перерыва.

Теперь перейдем непосредственно к делу. Все поступающие письма обрабатываются мною следующим образом:

Если письмо просто о чем-то меня информирует и не требует контроля, то я его читаю и удаляю; Если письмо требует контроля, то я его либо оставляю во входящих, и оно мне мозолит глаз каждый раз, когда я просматриваю почту, либо записываю себе задачу в органайзер; Если письмо требует ответа, и я могу на него ответить сразу, то я отвечаю и удаляю письмо и ответ на него; Если письмо требует ответа, но я не могу на него сразу ответить (мне надо подумать или найти какой-то материал), то я оставляю его во «Входящих» до тех пор, пока не отвечу, а потом так же удаляю; Если письмо чем-то мне интересно или полезно, то я его перемещаю в папку «Интересное» или «Полезное» (у меня есть еще несколько папок аналогичного назначения); С письмами, автоматически отсортированными в отдельные папки, я поступаю аналогично.

Таким образом, у меня во «Входящих» остаются только письма, на которые я еще не ответил, либо требующие дополнительного контроля. То есть у меня практически всегда пустой почтовый ящик.

С исходящей почтой все происходит аналогично. Если письмо требует контроля, то оно лежит в исходящих. Если не требует — удаляется.

Стоит также заметить, что я крайне редко пользуюсь почтовым веб-интерфейсом. Почтовый клиент мне представляется намного удобнее.

Я пользуюсь такой системой довольно продолжительное время, она очень удобна. Рекомендую.

Автор статьи: неизвестный | Дата публикации: 14:31 24.03.2017 Passnow.Ru




Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Дама по имени Анна: какая она? Тайны имени

Дама по имени Анна: какая она? Тайны имени


Представительницы прекрасной половины человечества с благозвучным именем Анна всегда привлекали к себе повышенное внимание со стороны мужчин. Безусловно, женщины носящие другие имена, также пользовали...


ЭКОНОМИЯ ОТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СТЕКЛОПЛАСТИКОВОЙ АРМАТУРЫ

ЭКОНОМИЯ ОТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СТЕКЛОПЛАСТИКОВОЙ А...


ЭКОНОМИЯ ОТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ СТЕКЛОПЛАСТИКОВОЙ АРМАТУРЫДелая выбор между применением металлической и стеклопластиковой арматурой, многие неправильно рассчитывают экономическую целесообразность. Зачастую ...


Ремонт рольставней автоматических раздвижных дверей

Ремонт рольставней автоматических раздвижных ...


Производят и поставляют в Россию довольно многие. Это Белорусские, Немецкие, Австрийские, Французские фирмы производители . Существуют и Российские производители рольставней, которые всё больше завоёв...


Офисная мягкая мебель

Офисная мягкая мебель


Сегодня интерьер современного комфортабельного офиса не обходится без офисной мягкой мебели. Мягкая мебель для офиса помогает сделать интерьер офиса неповторимым или привнести в него что-то новое. Офи...


Бухгалтерская доля

Бухгалтерская доля


     Все началось после того как нашу, достаточно крупную, компанию продали еще более крупной компании. Как правило, в таких случаях начинаются кадровые "чистки". Я работаю ря...


Как заказать разработку интернет магазина

Как заказать разработку интернет магазина


Магазин – это, прежде всего,то место, где можно отбирать нужные нам (и не слишком нужные) товары - с учетом нашего бюджета, потребностей, желаний. Там мы забираем приемлемый товар в пересчет на денежн...


Познавательное

Как выращивать малину?

Малину сажают осенью в чистую от многолетних сорняков и хорошо заправленную органикой (6 -10 кг на 1 кв. м.) почву. После внесения удобрений почву перекапывают на глубину 20−25 см. Растени...

Марта Эстевес: каково это - знать будущее?

Легко ли это — жить, зная свое будущее и будущее своих близких? На это может ответить только тот, кто его знает. Марта Ева Эстевес Наварро — faraona de Cuba — док...

Такое ли простое имя Дуня?

14 марта — день преподобной Евдокии. 14, 20 марта — именины у Евдокии. Дуня… Это имя в моей жизни возникло внезапно, ниоткуда, как будто из воздуха, или из глуб...

Как полюбить клиента?

Возлюби клиента как самого себя… Ну, или хотя бы так, чтобы через энное количество месяцев сотрудничества его не возненавидеть. Так часто мы слышим, что клиент всегда прав! Если вы работа...

Черешня и войлочная вишня. Какова тайна их происхо

Есть лишь одна крупная вишня, у которой ствол высокий. Это — черешня. Она же и самая сладкая. Выясняя происхождение современных вишен, учёные предположили, что садовая вишня, скорее вс...

Национальный день Джо. Не перенять ли полезный опы

Америка — великая страна. Только в этой стране можно отпраздновать Национальный день картофельной стружки, День замороженных продуктов или, еще хуже, День паники! Безусловно, такие праздни...

Межкомнатные двери - что и как?

Время пришло выбрать дверь Прежде чем приступить к выбору межкомнатных дверей, определитесь с дизайном и ценовым диапазоном. Конкретно определите характеристики, продумайте варианты открывания двер...

Вкусные рецепты: Тарталетки с сыром., Шоколадно-ма

Тарталетки с сыром.Перемешать соль и муку. Положить масло, порубить ножом, добавить 1 яйцо и хорошо вымесить. Поставить тесто в холодильник. Помидоры, сыр порезать кубиками. Зелень измельчить. Слегка ...

Временные почтовые ящики

Мне часто приходится слышать: «При регистрации на форуме ввел свой адрес электронной почты и теперь не знаю, что делать с обилием присылаемого каждый день  СПАМа». И...

Вкусные рецепты: Бера фаршированная голубым сыром,

Бера фаршированная голубым сыром, виноградом и орешкамифрукты помыть, обсушить. срезать у груши ровно низ, чтобы она стояла. запечь в духовке 10 минут при 180*. внимание! груша не должна запечься, она...

О портале:

Наш интернет-портал является ресурсом, который включает в себя широкий перечень информативных и отличных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех электронных устройствах. Теперь найти необходимую информацию стало просто.

Мы подобрали для вас полезные и увлекательные статьи. На нашем сайте вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Простая система поиска позволяет вам в кратчайшие сроки отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Отныне, поиск необходимой информации будет занимать у вас считанные секунды.