Как правильно работать с электронной почтой?

Все, кто знаком с Интернетом, пользуются электронной почтой. Но многие с трудом ориентируются в своем почтовом ящике…

Зачастую даже новых входящих писем не видят. А порядок важен во всем, тем более в мелочах. Давайте попробуем разобраться: почему так происходит и как с это исправить?

Однажды знакомая попросила меня подготовить ей рекламный материал. Я подготовил и отправил по электронной почте на ее электронный адрес. Она позвонила обеспокоенная — мол, ничего не получила. Я повторил — та же история. Отправил с другого адреса — и опять она не видит моего письма. После пятой попытки я решил сам заглянуть в ее почтовый ящик и обнаружил там около 3000 писем, отсортированных по отправителю! Не удивительно, что она ничего не могла там толком найти.

Еще один пример. У другого знакомого в офисе есть общий электронный адрес, письма на который читают несколько человек. Там такая же история. Каждый читает только те письма, которые адресованы ему, а остальные так и остаются непрочитанными. И в этом почтовом ящике невозможно что-то нужное найти.

Я у себя решил эту проблему. У меня почти всегда практически пустой почтовый ящик. И это не значит, что мне никто не пишет. Сегодня, например мне пришло более 50 писем. Иногда приходит и больше. Просто я с этими письмами работаю. Давайте рассмотрим как.

Во-первых, у меня настроены сортировщики писем, которые раскладывают отдельные письма по определенным папкам. Это стандартная функция любого почтового клиента или веб-интерфейса. Например, письма от важных контрагентов или клиентов сразу попадают в специальную папку. Я их вижу и могу незамедлительно на них отреагировать.

Также при помощи сортировщика писем по отдельным папкам раскладываются различные почтовые рассылки, на которые я подписан, и уведомления с некоторых сайтов. Эта информация не требует незамедлительного реагирования и может быть прочтена на досуге или в качестве перерыва.

Теперь перейдем непосредственно к делу. Все поступающие письма обрабатываются мною следующим образом:

Если письмо просто о чем-то меня информирует и не требует контроля, то я его читаю и удаляю; Если письмо требует контроля, то я его либо оставляю во входящих, и оно мне мозолит глаз каждый раз, когда я просматриваю почту, либо записываю себе задачу в органайзер; Если письмо требует ответа, и я могу на него ответить сразу, то я отвечаю и удаляю письмо и ответ на него; Если письмо требует ответа, но я не могу на него сразу ответить (мне надо подумать или найти какой-то материал), то я оставляю его во «Входящих» до тех пор, пока не отвечу, а потом так же удаляю; Если письмо чем-то мне интересно или полезно, то я его перемещаю в папку «Интересное» или «Полезное» (у меня есть еще несколько папок аналогичного назначения); С письмами, автоматически отсортированными в отдельные папки, я поступаю аналогично.

Таким образом, у меня во «Входящих» остаются только письма, на которые я еще не ответил, либо требующие дополнительного контроля. То есть у меня практически всегда пустой почтовый ящик.

С исходящей почтой все происходит аналогично. Если письмо требует контроля, то оно лежит в исходящих. Если не требует — удаляется.

Стоит также заметить, что я крайне редко пользуюсь почтовым веб-интерфейсом. Почтовый клиент мне представляется намного удобнее.

Я пользуюсь такой системой довольно продолжительное время, она очень удобна. Рекомендую.

Автор статьи: неизвестный | Дата публикации: 14:31 24.03.2017 Passnow.Ru




Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Чем гимназии и лицеи отличаются от обычных школ?

Чем гимназии и лицеи отличаются от обычных шк...


Сейчас гимназии переживают второе рождение. В дореволюционные времена этот тип учебных заведений часто критиковали за казарменный дух и явно выраженный сословный характер. Естественно, современные гим...


Современные клининговые компании: мойка окон, чистка ковров, чистка жалюзи, чистка мягкой мебели

Современные клининговые компании: мойка окон,...


Сейчас клининговые компании предлагают широчайший набор всевозможных услуг по уборке офисов, квартир и домов. Самыми распространёнными задачами, которые выполняют работники таких фирм – это мойка окон...


Какие праздники лучше?

Какие праздники лучше?


Праздники. Они обязательно есть в нашей жизни. Как без них?! Если всё — сплошь череда одних серых будней… Не остается ничего другого, как заскочить в первый из подошедших к остановке...


Игрушка старшеклассников (продолжение

Игрушка старшеклассников (продолжение


     - Сисями ниже, Наталья Петровна. . . Еще немного. . . Медленнее. . . Оп-ля! Так и замри!      Эдгар удовлетворился позой, которую приняла его кла...


Вселенная глазами Необога

Вселенная глазами Необога


Противопоставление науки и религии, практиковавшееся в советскую эпоху, ушло в прошлое. Теперь не в диковинку публикации, в которых религиозные и научные истины сосуществуют вполне миролюбиво как у те...


Как приготовить полтавские галушки?

Как приготовить полтавские галушки?


«Такою роскошью блистал один из дней жаркого августа тысячу восемьсот… когда дорога, верст за десять до местечка Сорочинец, кипела народом, поспешавших со всех окрестных и дальних хуторов...


Читаемые

Как безопасно съездить за границу?

Как съездить за границу и уберечь себя от ошибок? Особенно трудно, когда делаешь это впервые. Ведь так хочется, чтобы долгожданное заграничное путешествие оправдало наши ожидания и было интересным, ве...

Все про переписку

Итак, начальный этап остался позади, и наконец-то вам приходят письма от мужчин и ответы на ваши письма. Переписка - это 90% успеха. Постойте, скажете вы, вы говорили, что подготовка хорошей фотографи...

Когда же появился на Земле человек?

В Библиотеке имени Ленина в Москве хранится очень любопытный документ времен Великой Отечественной войны. Это рапорт начальника патруля СС от 14 ноября 1942 года… Кто-то донёс немецк...

Как подготовиться к крестинам?

В летние месяцы в наших храмах становится больше желающих принять Таинство Крещения или крестить своих детей. Это отрадно. Но хочется, чтобы, приходя к решению о крещении, мы помнили о некоторых момен...

Карнавальные костюмы растений для детского праздни

У вас праздник в детском саду? Вашему вниманию - карнавальные костюмы для детского праздника. Костюмы для ролевых игр позволят вашим детям почувствовать и баклажанчиком и кабачком и луком. Почти как Ч...

Могут ли короли жениться по любви? Король Швеции Э

Наверное, многие из нас знают из популярной песни грустную историю Луи II, вынужденного отказаться от своей любви к красавице, пасшей у стен его замка гусей, и в угоду династическим бракам отправиться...

Вкусные рецепты: Салатик "Простой", торт

Салатик "Простой"Консерву размять немного слив жидкость, остальное нарезать и натереть. Установить в центр блюда стакан подходящего диаметра и вокруг него укладывать ингридиенты в указанном в "продукт...

Видеонаблюдение за процессом газовыделения на коме

Не стоит ждать, когда комета Лулин станет всего лишь одним из межзвездных объектов… тем более, что еще меньше времени потребуется, чтобы лунный свет и недостаточно удобная позиция похитили её у нас. Б...

О сериале Интерны

Интерны - российский комедийный сериал о врачах-интернов. Этот сериал стартовал на телеканале ТНТ 29 марта 2010. Автор идеи сериала - Вячеслав Дусмухаметов, имеющий медицинское образование, а также пр...

Что такое fish-маникюр?

Отдыхая в Греции, впервые попробовала такой метод маникюра и педикюра с помощью маленьких рыбок. Представьте себе: небольшой аквариум, в который достаточно просто опустить ноги (или руки), и стайки м...

О информационном портале:

Наш интернет-портал является ресурсом, который включает в себя широкий перечень информативных и отличных статей. Абсолютно каждый гость найдет для себя что-нибудь полезное. Модернизированный дизайн позволяет вам быстро находить требуемую информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех электронных устройствах. Теперь найти необходимую информацию стало просто.

Мы подобрали для вас полезные и увлекательные статьи. На нашем сайте вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Простая система поиска позволяет вам в кратчайшие сроки отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Отныне, поиск необходимой информации будет занимать у вас считанные секунды.